In een recent artikel in Forbes werd RPA door Gartner betitelt als een strategisch voor de hand liggende keuze. Voor velende is de grootste vraag; Wat is RPA eigenlijk?

WAT IS RPA?

RPA staat voor Robotic Process Automation. In het Nederlands zouden we zeggen “robotgestuurde procesautomatisering” en in tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden heeft het weinig met Robots te maken. Bij RPA gaat het om software-robots waarmee je repetitief werk dat sterk op regels (business rules) gebaseerd is , te automatiseren. Als zo vaak biien ons vakgebied zijn er meerdere termen om RPA te duiden. Een andere term (die je regelmatig zult tegenkomen) is Automation.

Eigenlijk is RPA een softwarelaag die naast je bestaande systemen wordt gelegd en naadloos samenwerkt met deze systemen. Een vergaande integratie met je bestaande systemen hoeft niet persé gecreëerd te worden (dat kan wel). Daarom wordt RPA een non-intrusive technology genoemd.  

De RPA-robots kun je zien als virtuele medewerkers. De bots imiteren handeling die een medewerker uitvoert op zijn werkplek. De werkplek is in dit geval; een beeldscherm, een toetsenbord en de muis. De bot leest wat er op het beeldscherm staat en gebruikt het toetsenbord en de muis net zoals een medewerker zijn/haar taken uitvoert. De bot drukt niet echt op toetsenbord en beweegt niet met de muis die op je bureau ligt, maar doet dit in zijn virtuele omgeving.

WANNEER GEBRUIK JE RPA?

RPAa kun je succesvol inzetten wanneer de werkzaamheden repetitief zijn, op regels gebaseerd en in grotere volumes worden uitgevoerd. Besteden je medewerkers veel tijd aan het verzamelen, invoeren, beoordelen en samenvoegen van gegevens en dat in een combinatie van verschillende programma’s, websites of spreadsheets. Dan heb je voldoende signalen om je in RPA te verdiepen.

Welke voordelen biedt RPA?

  • Heeft een gemiddelde medewerker in Nederland tussen de 1600 en 2000 uren aan effectieve werktijd ter beschikking. Zo heeft een virtuele medewerker er ongeveer 8700 die ingezet kunnen worden.
  • De meeste repetitieve administratieve werkzaamheden zijn geen onderdeel van de waarde creatie (dat geldt niet voor bijv. een boekhoudkantoor), maar intern of extern verplicht of noodzakelijk. Laat je medewerkers waarde creëren en de bots het saaie werk doen.
  • Is de routine goed aangeleerd, dan maakt de robot geen fouten en levert consistente en accurate resultaten.
  • Bots en mensen kunnen uitstekend samenwerken. Er zijn diverse samenwerkingsvormen waarin (attended) virtuele- en (echte) medewerkers met elkaar de klus klaren.
  • Bots zijn makkelijker te schalen. Heb je een piek, dan kun je in een mum van tijd extra robots aan het werk zetten. Het aanleren is een kwestie van copy/paste.
  • RPA is qua kosten makkelijk te budgetteren en de terugverdientijd is uit te drukken in maanden (i.p.v. jaren) De software robots maken gebruik vaneen aangeleerd algoritme, waardoor ze zeer accurate output leveren.