Robotic Proces Automation en HRM

Om HRM-leiders een beeld te geven van hun processen en de mate waarin die makkelijk te robotiseren zijn heb ik dit artikel geschreven. Om een herkenbare structuur te creëren heb ik HRM onderverdeeld in 7 deelgebieden. Wanneer je leiding geeft aan een deelgebied kun je op deze manier sneller de informatie vinden die voor jou relevant is. Voor elk deelgebied zal ik kort toelichten waar de mogelijkheden liggen. Dit is natuurlijk geen wetmatigheid of absolute wijsheid. Afhankelijk van de proces volwassenheid en het automatisering niveau kan dit voor jouw organisatie anders zijn. Daar gaan we;

1. HRM strategie en planning

Dit is meestal een jaarlijkse- of meer jarige cyclus. Vanwege de inhoud en de lengte van deze cyclus, is deze wel repetitief maar niet op een wijze zoals we dat binnen RPA bedoelen. Op het gebied van automation is niet zo heel veel voordeel te halen. Wat zou kunnen, zijn wellicht maandelijkse voortgangsrapportages wanneer deze zorgvuldig wordt bijgehouden en de afzonderlijke elementen uit meerdere applicaties (ook excel) moet worden samengevoegd. Niet echt iets dat ik bovenaan mijn HR-rpa prioriteiten lijst zou zetten. Tenzij je overige processen al gerobotiseerd zijn.

2. Recruitment en onboarding

Hier zit meer potentieel. Sollicitaties ophalen uit diverse systemen. Het uitvoeren van een achtergrond check, de diverse zaken die geregeld moeten worden mb.t. onboarding (medewerkers registreren in diverse systemen) en de periodieke recruitment rapportage zijn bij uitstek geschikt om te robotiseren. Wil je als HR afdeling je eerste RPA-stappen zetten, dan bieden de diverse activiteiten in het onboarden een uitstekende kans om dit te doen.

3. Employee development en Training

De mogelijkheden zijn hier vooral terug te vinden in de administratie. Inschrijven, bevestigen, reserveringen (trainingsruimte of hotel), beoordelingen, certificaten uitgeven en P-dossier bijwerken zijn allemaal werkzaamheden die met RPA uitstekend uit te voeren zijn. In de hoek van beleid en het ontwikkelen van trainingmateriaal is minder te halen. Periodieke rapportages zijn ook uitstekend te robotiseren. Vooral als ze uit meerdere bronnen samengesteld moeten worden.

4. Performance management

De performance management cyclus. Tijd- en aanwezigheid registreren en verwerken. De verbinding naar veiligheid en de salarisadministratie. Vaak een deelgebied dat niet echt geintegreerd met elkaar en de andere deelgebieden. Hier is wat meer onderzoek vaak nodig om het RPA potentieel in kaart te brengen. Vaak omdat de praktische uitvoering niet continue gebeurt, maar zich toespitst op één of twee momenten per jaar. Natuurlijk geldt ook hier dat periodieke rapportages zijn ook uitstekend te robotiseren. Vooral als ze uit meerdere bronnen samengesteld moeten worden.

5. Salarissen en employee benefits

Ik ga ervan uit dat bij de meeste lezers de salarisadministratie geautomatiseerd of uitbesteed is. Dan zijn de RPa voordelen vooral te halen in onkostendeclaraties, de werkkosten regeling en andere branche- of CAO specifieke regelingen. Wanneer er binnen jouw organisatie rondom dit thema een grote diversiteit aan excel-bestanden of websites van derden worden ingezet. Dan is het goed om in meer detail te kijken naar de mogelijkheden.

6. HR helpdesk

Het doel van de meeste helpdesks is om 80% van de gestelde vragen. Met andere woorden de meest gestelde vragen te beantwoorden en de bij behorende mutaties te verwerken. Dit is repetitief werk en uitstekend te robotiseren, ook zonder de persoonlijke aandacht aan de medewerkers te kort te doen.

7. Offboarding

Dit zou zo maar eens het “beste paard uit de stal” kunnen zijn. Offboarding krijgt in vergelijk tot de andere deelgebieden vaak de minste aandacht. Mijn ervaringen is dat bij de gemiddelde organisatie hier veel verborgen (vergeten) kosten verstopt zitten. Telefoons die zoek zijn. Licenties die nog jaren doorlopen. Een lijst die met een beetje aandacht vaak ongemakkelijk lang wordt.

Ook al heb ik de deelgebieden separaat beschreven wil dit niet zeggen dat ze niet met elkaar verbonden zijn. Het zijn onderdelen van het HRM proces zoals dat binnen elke organisatie in de één of andere vorm wordt uitgevoerd. Misschien ligt voor jouw organisatie het voordeel niet in de afzonderlijke deelgebieden, maar in de samenhang tussen de deelgebieden.

Aanvullingen, meningen en opmerkingen zijn van harte welkom!