Als je de ontwikkeling in het RPA werkveld een beetje volgt, dan zie je dat medewerkerstevredenheid vaak als één van de voordelen van RPA genoemd wordt. Je vraagt je misschien af waar die relatie precies zit.

Wat zou jij doen?

Wanneer ik een presentatie over RPA geef, dan begint die meestal met de volgende vraag; “Als ik je morgen gratis een medewerker zou geven, die je een deel van je eigen werk kunt geven, welk werk zou je afgeven?” Het antwoord is in 99% van alle keren hetzelfde. Het gaat om werkzaamheden die elke dag/week/maand uitgevoerd moeten worden (omdat dat nu eenmaal de afspraken zijn), werkzaamheden die tijd in beslag nemen die men liever aan nuttige dingen wil besteden of werkzaamheden waarvan de toegevoegde waarde niet wordt gezien.

Om wat structuur aan te brengen kun je werkzaamheden onderverdelen in 4 categorieën;

  1. Toegevoegde waarde / Waarde keten, dit zijn de werkzaamheden waar het om gaat. Die gezien worden als belangrijk.
  2. Ondersteunend aan, als deze werkzaamheden niet gedaan worden dan komt de waarde creatie stil te staan.
  3. Wetgeving & Governance (intern en extern), dit zijn werkzaamheden die moeten. Het is de wet! Wet in de zin van wetgeving, maar ook in de zin van interne afspraken (bijv. ICT Governance)
  4. Overige, deze werkzaamheden zijn niet in de bovenstaande 3 te vangen.

In een schematische weergave zou dit er als volgt uit zien;

De werkzaamheden die mensen graag zouden willen afgeven bevinden zich in bovenstaand schema ONDER de X-as. De werkzaamheden die men graag wil blijven doen bevinden zich BOVEN de X-as.

Afgezet in tijd

De meeste medewerkers besteden gemiddeld 30% van hun tijd aan werkzaamheden waar ze het nut niet van inzien. Die ze liever niet zouden doen. Gemiddeld kan een fte ongeveer 1800 netto uren per jaar werken (dat is afhankelijk van branche en CAO). 30% van 1800 uren is 540 uren per jaar die je geen energie opleveren. 540 uren per jaar die demotiveren en twijfel veroorzaken. “Wil ik dit wel?” of “Past dit werk wel bij mij?”

In de praktijk

Tijdens een klein onderzoek dat ik afgelopen jaar, bij een grote internationale retail organisatie, heb kunnen doen kwam het volgende naar boven; Ik heb nieuwe commerciële medewerkers die tussen de 0 en 3 maanden in dienst waren gevraagde in welke mate dat de verwachtingen van de functie waarop ze gesolliciteerd hadden overeenkwam met de werkelijkheid. Meer dan 90% antwoordt dat de administratieve werkzaamheden voor deze functie veel meer tijd in beslag nam dan dat ze hadden verwacht en dat dit ten koste ging van het helpen van klanten.

Omdat jij belangrijk bent

Stel je eens voor dat het in de toekomst mogelijk is om een medewerker 100% van zijn/haar tijd te laten besteden aan werkzaamheden die zinvol zijn. Werkzaamheden waarbij de medewerker zich belangrijk voelt. Niet alleen omdat zijn werkgever zich de moeite genomen heeft om onzinnig werk weg te nemen. Maar ook omdat deze medewerker het gevoel heeft dat hij/zij relevant werk doet. Werk waarin hij/zij het verschil kan maken. Wat zou dat betekenen voor medewerkers tevredenheid?

Krapte op de arbeidsmarkt

Bij 3 medewerkers repetitief administratief werk weghalen levert 1 fte aan arbeidsuren op. 1 fte die met de huidige marktsituatie lastig te vinden is. 1 fte die beschikbaar komt als doorgroei potentieel voor interne mensen. 1 fte voorsprong op je concurrenten want die zijn ook aan het zoeken. Kijk je onder de goede steen, dan kom je in één keer de conclusie dat je allang hebt wat je zoekt. Het enige dat je nodig hebt is een ander perspectief.

RPA als het middel

Met RPA kun je repetitieve administratieve werkzaamheden robotiseren. Waardoor een robot het werk doet en medewerkers zich kunnen concentreren op waardevol werk. Dat maakt RPA tot een tool dat organisaties helpt de betrokkenheid en de tevredenheid van hun medewerkers te vergroten.